Catering till företagsevent i Göteborg – så planerar du maten

3 sep.

Maten är sällan det enda som ska fungera under ett företagsevent. Lokalen ska vara klar, gäster ska tas emot, presentationer ska hinnas med och tider ska hållas.

Därför tycker vi att bra catering framför allt ska göra en sak: göra arrangemanget enklare.

När vi planerar catering till företagsevent börjar vi därför inte med att fråga vilken rätt ni vill ha. Vi börjar med att försöka förstå hur dagen faktiskt ska fungera.

Börja med upplägget – inte menyn

Ett mingel för 100 personer och en sittande företagslunch för 100 personer ställer helt olika krav på maten.

Några av de första sakerna vi brukar vilja veta är:

Hur många ska äta?
När ska maten serveras?
Ska gästerna sitta eller stå?
Hur lång tid finns det för måltiden?
Finns det kök eller möjlighet till varmhållning på plats?
Ska maten levereras vid ett tillfälle eller behövs flera leveranser?
Finns det allergier eller annan specialkost?

När de bitarna är på plats blir det betydligt enklare att välja mat som faktiskt passar arrangemanget.

Välj mat som fungerar på plats

Det är lätt att välja mat utifrån vad som låter gott på en meny. Vid catering behöver man också fundera på hur maten ska transporteras, serveras och ätas.

Till ett kortare mingel kan plockmat och mindre rätter vara ett bättre alternativ än en traditionell buffé. Till en konferens med ett tajt schema kan portionsförpackade luncher göra serveringen betydligt snabbare.

Vid ett längre företagsevent kan upplägget istället bestå av flera delar – exempelvis fika under eftermiddagen och ett matigare mingel senare på dagen.

Maten ska helt enkelt anpassas efter eventet, inte tvärtom.

Tänk på tiden – särskilt när många ska äta samtidigt

Det här blir allt viktigare ju fler gäster det handlar om.

Om 150 personer har 45 minuter på sig att äta räcker det inte att maten är klar klockan 12.00. Serveringen måste också vara planerad så att 150 personer faktiskt kan få sin mat utan att halva lunchen går åt till att stå i kö.

Då kan sådant som antal serveringsstationer, portionsstorlekar, placering och hur maten är upplagd göra stor skillnad.

Vid catering till större arrangemang behöver även själva leveransen planeras. Ibland är en stor leverans rätt lösning. I andra fall fungerar två eller flera leveranser betydligt bättre.

Glöm inte specialkosten

Fråga gärna deltagarna om allergier och specialkost i god tid.

Vid mindre arrangemang är det oftast ganska enkelt att hålla reda på några specialportioner. När antalet gäster växer behöver även detta planeras så att rätt mat faktiskt hamnar hos rätt person.

Vårt råd är därför att samla in specialkosten tidigt och undvika sena ändringar så långt det går.

Hur mycket mat behöver man?

Det beror mer på arrangemanget än man kanske tror.

En lunch klockan 12 kräver ett annat upplägg än ett mingel klockan 17.30. Ett event där maten är kvällens huvudnummer skiljer sig från ett arrangemang där gästerna bara ska få något mindre att äta mellan två programpunkter.

Antalet gäster är därför bara början.

Vi tittar också på tidpunkt, typ av arrangemang, serveringssätt och vad som serveras i övrigt när vi planerar mängden mat.

Gör leveransen till en del av planeringen

En av de enklaste sakerna att underskatta vid catering är själva leveransen.

Var kan bilen stanna? Vilken våning ska maten till? Finns hiss? Vem tar emot leveransen? När får man tillgång till lokalen? Finns kylmöjligheter? Behöver varm mat serveras direkt?

På ett mindre event spelar sådana detaljer kanske inte så stor roll. När det handlar om hundratals portioner kan de vara helt avgörande.

Därför vill vi gärna gå igenom förutsättningarna i förväg istället för att lösa dem när maten redan står utanför dörren.